Commis, achats et installations

La personne occupant ce poste relèvera du Directeur, achats et installations. Le titulaire du poste contribuera à l’ensemble des activités des Services internes de bureau ainsi que de ses installations. Ses fonctions comporteront, entre autres, des responsabilités physiques. Il s’agit d’un poste à temps plein, cinq jours par semaine, en présentiel, sujet à des heures supplémentaires rémunérées de manière occasionnelle en dehors de l’horaire normal, la semaine et les week-ends, lorsque requis. 

• Inspecter régulièrement les installations des locaux occupés par Blakes et coordonner les besoins de maintenance des lieux et équipements; 
• Maintenir et respecter un calendrier de maintenance préventive pour les installations;
• Coordonner l’approvisionnement et le stockage des diverses commandes reçues par les fournisseurs (équipement et mobilier de bureau); 
• Soumettre les demandes de services auprès de différents fournisseurs, en assurer le suivi rigoureux jusqu’à leur réalisation complète et veiller à la satisfaction des besoins requis; 
• Accompagner, superviser et assurer le suivi des interventions des techniciens externes (ex. : PVM, entretiens mécaniques, etc.) et des fournisseurs dans le ramassage des bacs Iron Mountain, les réparations, ou en lien avec la ventilation du bureau;
• Veiller au maintien d’un environnement de travail sécuritaire (caméras, points d’accès, etc.) et au respect des normes et protocoles ISO en vigueur; 
• Maintenir un inventaire à jour des fournitures de bureau, passer des commandes et procéder à la distribution des fournitures de bureau et du papier à imprimer lorsque requis;
• Contribuer activement aux déménagements de bureaux et assurer la préparation des espaces pour les nouveaux membres du cabinet, en suivant les procédures établies;
• Maintenir à jour l’inventaire des actifs (au bureau et en entreposage) ainsi que les garanties s’y rattachant;
• Répondre aux appels placés par l’immeuble, en lien avec les installations de Blakes – peut être requis en dehors des heures normales d’opération;
• Participer à l’exercice budgétaire pour les comptes au grand livre réservés aux services internes;
• Appuyer, au besoin, les techniciens audiovisuels lors de demandes liées aux systèmes audiovisuels, principalement durant les périodes de pointe ou les vacances (vidéoconférence/présentations, etc.);
• Remplacer, au besoin, les membres absents de l’équipe de la réception et des Services aux salles;
• Contribuer à la réalisation de tâches administratives d’ordre général et offrir du soutien administratif, au besoin;
• Développer et entretenir d’excellentes relations avec toutes les parties prenantes impliquées dans la gestion de l’immeuble, favorisant une collaboration harmonieuse;
• Participer activement aux divers projets spéciaux, lorsque requis;
• Effectuer toutes autres tâches connexes au poste, en faisant preuve de flexibilité et d’esprit d’équipe. 

• Diplôme d’études collégiales ou équivalent;
• Minimum deux (2) années d’expérience pertinente;
• Capacité à effectuer des tâches physiques et à soulever des objets lourds; 
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint);
• Excellentes habiletés de communication verbale et écrite, en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Capacité à communiquer efficacement avec les autres membres du bureau et à répondre aux besoins des clients de manière professionnelle et courtoise;
• Capacité à travailler seul et en équipe;
• Fiabilité, polyvalence, esprit d’équipe et discrétion;
• Excellent esprit d’initiative, sens des responsabilités, débrouillardise et flexibilité;
• Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps et capacité à établir les priorités; 
• Capacité à gérer son stress de manière professionnelle et à respecter les délais;
• Capacité à partager ses connaissances avec les membres de son équipe et à travailler en collaboration, tant avec ses collègues qu’avec ses supérieurs.