Réceptionniste, adjoint(e) administratif(ve), Services internes

Réception (50 %) :

• Accueillir les clients et visiteurs à la réception;
• Gérer les appels, les courriels et les télécopies;
• Placer et enregistrer les réservations de salles, ce qui inclut de noter toutes les informations des visiteurs, les besoins en audiovisuel et en services aux salles (breuvages, repas, etc.);
• Coordonner et redistribuer au besoin les demandes faites par les visiteurs afin d’assurer une excellente expérience client;
• Coordonner le transfert d’information avec la réceptionniste lors de changement de quarts et avec les autres services, lorsque requis afin de s’assurer que tous les besoins des clients internes et externes sont bien pris en compte, et ce, en temps opportun;
• Placer des demandes (tickets) auprès de l’immeuble, lorsque requis;

Administration – Services internes :

• Gérer les comptes à payer pour les services internes (ChromeRiver est un atout);
• Remplir ou mettre à jour divers tableaux de suivi ou d’inventaire pour les services internes (Excel);
• Passer des commandes auprès de fournisseurs et assurer les suivis;
• Participer à l’aménagement des installations et des déménagements internes, en collaboration avec le commis aux achats et aux installations;
• Mettre à jour les plans et divers autres documents en lien avec les installations;
• Aider à la réalisation de diverses tâches administratives et offrir du soutien administratif aux membres des services internes, au besoin;
• Offrir du soutien administratif dans le cadre de la gestion de certains projets spéciaux;
• Pour ce volet du poste, il est nécessaire de se déplacer physiquement à l’intérieur de nos installations pour accomplir certaines tâches.

• Diplôme d’études secondaires ou DEP en secrétariat;
• Minimum deux (2) années d’expérience pertinente, avec expérience dans un poste de réception ou dans un rôle d’hôte/hôtesse dans un contexte hautement professionnel;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Bonne élocution et excellente communication, autant à l’écrit qu’à l’oral (dans les deux langues), comme en fait foi la description du poste ci-dessus;
• Excellente présentation et éthique professionnelle;
• Savoir-être et sens du service à la clientèle irréprochable;
• Capacité à travailler seul et en équipe;
• Sens aigu de l’attention aux détails;
• Fiabilité et ponctualité;
• Polyvalence et discrétion;
• Habileté prouvée en résolution de problèmes, sens des responsabilités et capacité à travailler de manière autonome;
• Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps et capacité à établir les priorités et à respecter les délais;
• Capacité à faire preuve d’une grande flexibilité et à s’adapter à un environnement évolutif;
• Excellente maîtrise de soi dans les situations stressantes et les situations délicates.